Ejercicio 5 Acces

Ejercicio de :http://ocw.uc3m.es/ingenieria-informatica/informatica-de-gestion/practicas-1/practicas-access

TABLAS

La primera tabla que se deberá crear es la tabla de clientes, en la que para cada cliente se especificará Nombre_cliente

NIF_cliente,

Calle

Número

Puerta

Localidad 

Código_postal. 

Pulsando el botón “Nuevo” aparece la ventana de nueva tabla en la que se elegirá la opción “Vista Diseño” . INTRODUCE LOS SIGUIENTES CAMPOS

Como se observa en la figura anterior a la izquierda del campo NIF_cliente aparece el icono de una llave, esto significa que se ha elegido el campo NIF_cliente como clave principal de la tabla Clientes, es decir que este campo nos va a servir para diferenciar cada una de las filas o registros de la tabla de las demás.

Efectivamente podría ocurrir que dos clientes se llamaran igual o que vivieran en la misma calle, o localidad, pero lo que es seguro es que tendrán un NIF diferente pues este dato es único para cada persona o empresa.

A continuación se procederá a la creación de las tablas que se describen a continuación, teniendo en

cuenta que antes de nada se debe estudiar detalladamente la descripción, el tipo y el tamaño de los

campos; además de determinar correctamente cual es la clave principal (simple o compuesta) de cada

tabla.

• Categorías_empleados que está formada por los siguientes campos: Categoría, Sueldo_base y Tipo_contrato.
• Descuentos IRPF: Código_IRPF, Retención (porcentaje de retención de IRPF).
• Empleados: Nombre_empleado, Categoría, Plus, Código_IRPF y NIF_empleado.
• Productos: Nombre_articulo, Marca, Modelo, PVP y Código_producto.
• Desglose de pedidos: Código_pedido, Código_producto, Cantidad.
• Pedidos: Código_pedido, NIF_cliente, NIF_empleado, Fecha, Entregado (sí/no) y Cobrado (sí/no).

Ponga especial cuidado en la elección de los tipos y tamaño de los campos.

Relacionando las tablas.

A continuación hay que proceder a relacionar las tablas creadas. Esta operación se realiza en la ventana  de relaciones. Para llegar a la ventana de relaciones hay que elegir la opción “Relaciones” del menú “Herramientas”, o bien, pulsar el botón de “Relaciones” situado en la barra de botones.

Una vez en esta ventana aparecerán las tablas con sus relaciones, si bien la primera vez es posible que

aparezca vacía o que falten tablas. Si ocurre esto último hay que agregar las tablas para lo cual se puede utilizar el botón de la barra de herramientas que lleva un icono con una tabla y un signo (+) en color amarillo sobre ella a su izquierda; ahora aparecerá una ventana desde donde seleccionar las tablas. Para que aparezcan en la ventana de relaciones se seleccionan y a continuación se hace clic en el botón agregar.

Para finalizar se hace clic en cerrar.

Con todas las tablas en la ventana de relaciones hay que proceder a establecer las relaciones entre ellas (si no lo están ya) para lo cual se eligen los campos por los que han de relacionarse, se selecciona uno de ellos con el ratón y se arrastra hasta llegar al otro extremo de la relación.

Cuando se haya completado el proceso debe aparecer una pantalla como la siguiente:

Los campos que aparecen en negrita son las claves principales de las tablas, mientras que los campos

que se encuentran al otro lado de la relación y NO están en negrita son las claves ajenas.

El estudio de la figura nos permite observar como unas tablas dependen o necesitan datos de otras, y como no debe quedar ninguna tabla aislada. Por ejemplo, en la tabla Pedidos el campo NIF_cliente depende de la información contenida en el campo NIF_cliente de la tabla de Clientes, ya que no pueden existir pedidos si antes no existen los clientes, y cada pedido debe corresponder a un cliente y para registrarlo tomaremos el valor de su NIF_Cliente de la tabla cliente y lo pondremos en la tabla Pedidos. El campo NIF_cliente de la tabla Pedidos es una clave ajena que sirve para relacionar pedidos con Clientes.

Es fundamental diseñar las tablas teniendo en cuenta cual es el campo clave ajena de una tabla que va a relacionarla con otra a través de la clave principal de ésta última.

Exigir integridad referencial: Esto significa que en el campo de relación de una de las tablas (tabla

dependiente) sólo pueden aparecer los valores que previamente se hayan introducido en el campo de

relación de la otra tabla (tabla principal). De esta manera se evitan errores del tipo facturar a un cliente que no existe, vender un producto que no esta en nuestro catalogo, pagar a un empleado según una categoría inexistente, etc.

Esto se consigue al establecer las relaciones entre las tablas, marcando la opción Exigir integridad

referencial en la ventana que se abre. También se puede conseguir seleccionando la línea que muestra la relación entre dos tablas haciendo doble clic sobre ella y marcando la opción Exigir integridad referencial en la ventana que se abre.

El hecho de exigir integridad referencial hace que algunos de los datos de una tabla dependan (se

extraigan) de los de otra tabla, y es por esta razón que si es importante el orden en que se introducen los datos en las tablas de la base de datos. Como es lógico en primer lugar hay que introducir datos en las tablas independientes y después en las que dependen de éstas.

Ejercicio de recapitulación:

Crear una nueva tabla con las siguientes características:

Nombre : Proveedores

Esta tabla de Proveedores va a contener los datos de las empresas a las que nuestra organización compra los productos que vende. Cada artículo se compra a un único proveedor, y un proveedor vende a nuestra organización varios artículos diferentes.

Los campos de tabla son:

•  NIF_proveedor
•  Nombre_proveedor
•  Dirección
• Población
• Provincia
• Saldo

Elija convenientemente los tipos de los campos así como sus tamaños.

Una vez creada y para relacionar esta nueva tabla con las demás, modifique la tabla Productos de la

siguiente manera:

• Abra productos en modo diseño.
• Colóquese al final y añada el campo NIF del proveedor
•  Defina el tipo (cuide que sea del mismo que el de la tabla Proveedores)
• Cierre la tabla grabando los cambios
• Vaya a la ventana de relaciones establezca la correspondiente relación (si todavía no aparece)
• exigiendo integridad referencial entre las tablas Productos y Proveedores.

FORMULARIOS 

En esta práctica se crearán formularios asociados a cada una de las tablas de la base de datos. Se

empezará creando un formulario de clientes. Para ello se activará la pestaña “formulario” de la ventana de la base de datos, y se pulsará sobre el botón “Nuevo”. Aparecerá entonces la ventana de “Nuevo formulario” que permite crear formularios de diversos tipos. En esta ventana, se elegirá la opción de crear formulario empleando el asistente para formularios, y se especificará que se desea crear un formulario para la tabla clientes.

En la siguiente ventana se elegirán los campos del registro de clientes que se desea que aparezcan en el formulario. En este caso se elegirán todos. Para incluir un campo determinado, ha de resaltarse en la subventana de la izquierda y pulsar el botón “>” para que el campo pase a la subventana de la derecha. En caso de error, se puede devolver un campo de la derecha a la izquierda resaltándolo y pulsando el botón “< ”. Para pasar todos los campos de un lado al otro se pueden utilizar los botones “>>” o “<<” según corresponda.

En la siguiente ventana se elegirá una distribución del formulario en columnas (conviene experimentar con otras si hay tiempo disponible). En la siguiente ventana se puede elegir el estilo de fondo, en este caso elegir “Nubes”. En la siguiente ventana se especificará el título del formulario, en este caso clientes, y se pulsará el botón “Terminar”. El formulario creado tiene este aspecto:

El formulario de clientes que se ha creado podrá usarse para introducir datos. Introduzca los

correspondientes datos para clientes, que aparecen en la practica 4. Después podrá utilizarlo para

consultar datos, modificarlos o añadir registros nuevos.

Práctica:

Cree los formularios para las tablas:  

Categorías_empleados, y Descuentos respectivamente, del mismo modo que se ha indicado para Clientes.

Los datos:

Importa los datos en las tablas de los siguientes archivos EXCEL asegútrate que los nombres de los cmapos son iguales

Tabla: Clientes
Tabla:  Descuentos IRPF
Tabla: Categorías de empleados
Tabla: Empleados
Tabla: Productos
Tabla: Pedidos
Tabla: Proveedores
Tabla: Desglose de pedido