Sistemas de Información

Los sistemas de información empresariales tienen como misión el proporcionar información precisa en el momento adecuado, tanto para la gestión y realización de procesos de negocio como para el soporte a la toma de decisiones.

El repositorio de los datos sobre los que trabaja el sistema de información es una base de datos. La base de datos permite el almacenamiento de datos de manera estructurada, relacionada y ordenada, con vistas a una consulta útil (se puede acceder a los datos relevantes de una manera simple), eficiente (se prima el tiempo de acceso) y segura (existen mecanismos que aseguran la coherencia de los datos).

¿Qué es Access?

Una base de datos precisa de un programa que se encargue de su creación, mantenimiento y explotación. A dicho programa se le denomina SGBD (Sistema Gestor de Base de Datos).

Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBDR) de la casa Microsoft que trabaja
sobre el sistema operativo Windows. Esto significa que disponemos de una serie de programas o
aplicaciones (software), que aprovechando las ventajas del entorno gráfico Windows, gestionan una
colección de datos estructurados con el fin de procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema informático.

Supongamos que tenemos la tarea de informatizar una empresa que se dedica a la venta de artículos.

Tendríamos que organizar toda la información referente a artículos, clientes, proveedores, facturas, datos de contabilidad, datos fiscales, control del almacén, etc. Para realizar esto contamos con Access que nos permitirá crear la base de datos necesaria.

- Lo primero que se debería hacer es diseñar la forma de almacenamiento de los datos, para después pasar a la introducción de los propios datos.

- A partir de aquí ya se podría conocer en todo momento el estado de nuestra empresa de una forma rápida y sin errores, realizando las consultas de información pertinentes y presentándolas de la manera que nos resulte más útil.

-Ahora sólo habrá que mantener la base de datos al día introduciendo las nuevas informaciones que
se vayan generando, como por ejemplo los pedidos efectuados por nuestros clientes, o aquellos que nosotros hagamos a nuestros proveedores.

INTRODUCCIÓN.

La nomenclatura y definición de barras, ventanas y botones de Access es la siguiente:

BARRA DE TÍTULOS. Access posee dos barras de títulos, uno en la ventana del programa y otra en la ventana de la base de datos. En la barra de títulos de la ventana del programa aparece el nombre de la aplicación de Microsoft Access. En la de la base de datos aparece el nombre de la base de datos.

BARRA DE MENÚES. Contiene todos los comandos necesarias para trabajar con la base de datos. Para acceder a los comandos nos valemos bien del ratón (puntero sobre opción + clic botón izquierdo) bien del teclado (mantener pulsada la tecla Alt + letra subrayada).

BARRA DE HERRAMIENTAS. Presenta un conjunto de botones que permiten un acceso rápido a los comandos de Access utilizados con mayor frecuencia.

VENTANA DE MICROSOFT ACCESS. En esta área de la ventana inicial aparecerán las diferentes ventanas de los objetos de Access.

BARRA DE ESTADO. Ofrece información relativa a los comandos , sobre la operación que se está
realizando, y el estado operativo de algunas teclas como Bloq Num, Bloq Mayús, etc.

PESTAÑA DE SELECCIÓN DE OBJETOS (o fichas de objetos). Aparecen las distintas tareas que podremos efectuar con Access:

• TABLA. Es la unidad básica de almacenamiento de datos en una base de datos relacional. Conjunto de datos de un tema particular. Se representa en campos (columnas) y registros (filas).
• CONSULTA. Pregunta que se plantea a Access sobre el contenido de una base de datos. Su utilidad radica en poder seleccionar todos los registros de una base de datos que cumplan unas condiciones determinadas por nosotros mismos. El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuesta dinámica.
• FORMULARIO. Diseño personalizado para introducir, modificar y ver los registros de una base de datos. Al diseñar el formulario podemos especificar colores, posición y tenemos la posibilidad de introducir datos en varias tablas a la vez.
• INFORMES. Permite presentar registros con un diseño personalizado tanto en pantalla
• como en papel.
• MACROS. Access permite la posibilidad de programar para combinar objetos de la base de datos y así crear un sistema de administración de datos que se adapte a las necesidades del usuario. Por ejemplo al dar un botón se imprimen los informes mensuales.
• MÓDULOS. Conjunto de declaraciones y procedimientos creados en lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad para que el usuario pueda desarrollar aplicaciones. Ejemplo, se puede crear un módulo que nos permita calcular el área de un triángulo.

LISTA DE OBJETOS. Lista de los objetos que hay dentro de las tareas antes descritas.
BOTONES DE EJECUCIÓN (o botones de comandos). Ejecutan la acción elegida sobre el objeto seleccionado.

• ABRIR (VISTA PREVIA en caso de Informe)
• DISEÑO
• NUEVO

Elementos de Access.

A continuación se presentarán los diferentes componentes de una base de datos Access.
Cuando se solicita a Access la creación de una nueva base de datos, aparece en primer lugar la ventana de la misma, que recoge todos los elementos de la base de datos:

La ventana de la base de datos.


Es la ventana que aparece cuando se abre una base de datos, y contiene los siguientes elementos

• Selección de objetos. Permiten seleccionar el tipo de objeto que se vera en la lista de objetos. Estos pueden ser Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas, Macros, y Módulos.
• Lista de objetos. Es el área situada a la derecha de la selección de objetos, sirve para mostrar los objetos correspondientes a cada selección.
• Botones de ejecución. Ejecutan una acción sobre el objeto seleccionado (abrir o diseñar), o bien permiten crear un nuevo objeto.

Pinchando con el ratón en cada una de las pestañas se tiene acceso a los distintos componentes de la base de datos (en este caso tiene el nombre por defecto que le asigna Access: db1). Estos componentes son:

Tablas

Una tabla es el elemento fundamental de una base de datos relacional, en realidad en el modelo relacional recibe el nombre de relación, y esta formada por una serie de filas o tuplas en cada una de las cuales se almacena la información correspondiente a un individuo o artículo, y una serie de columnas o campos que representan las distintas partes de la información que se esta almacenando sobre cada individuo o articulo.

• Desde un punto de vista físico, se almacena en el disco duro del ordenador como si fuera un fichero de datos o como una parte de un único fichero de datos, como en el caso del Access en el que sólo encontraremos un fichero con la extensión mdb.
•  Desde un punto de vista lógico, una tabla es una estructura de datos que contiene información relativa a un conjunto de elementos, y que tiene forma de filas y columnas.

En el ejemplo tenemos la tabla Productos. Cada fila contiene la información de un determinado producto, y cada columna contiene una parte específica de la información relativa a cada producto.

Una base de datos relacional está compuesta por varias tablas relacionadas. Así tendremos una tabla para los productos, otra para los proveedores, otra para los clientes, etc.
Para ver el contenido de una tabla haga:
Clic en la pestaña Tabla. Ahora se visualizaran las tablas existentes en la lista de tablas. Seleccione la tabla que desee abrir y haga doble clic sobre ella, o bien seleccione haciendo clic la tabla y luego haga clic en el botón Abrir.
Una vez hecho esto en pantalla le aparecerá una ventana con el contenido de la correspondiente tabla.

Para cerrar la tabla haga doble clic en el menú de control de la tabla.

Al pulsar el botón de ejecución NUEVO dentro de la pestaña de selección de objetos TABLA,
automáticamente nos aparece la ventana de diseño de tabla en blanco. Para proceder correctamente a su diseño conviene tener presente tanto el nombre del campo como el tipo de datos que vamos a asignar a ese campo.

• NOMBRE DEL CAMPO. Máximo de 64 caracteres (letras, números, espacios en blanco...). Es conveniente que su nombre sea significativo para que el usuario pueda intuir los datos que existen en ese campo.
• TIPO DE DATOS. Determinará tanto el tipo de datos que contendrá el campo (texto, números, fechas...) como el espacio que Access reservará para el campo y las operaciones que se podrán realizar sobre el campo.

A continuación se describen los tipos de datos existentes junto al tipo de caracteres que pueden contener y sus tamaños

El uso del tipo autonumérico, presenta a la larga, más inconvenientes que ventajas por tanto es mejor no usarlo.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

1. .TAMAÑO DEL CAMPO.

Esta propiedad permite ajustar el tamaño del campo a los datos que se van a introducir en él. Requiere un estudio previo de dichos datos, de modo que el tamaño sea el más adecuado (por ejemplo, si asignamos tamaño 8 a un campo de direcciones, sería imposible introducir la dirección Paseo de la Castellana).

Esta propiedad se puede establecer para campos de tipo TEXTO y NUMÉRICO. El resto de los tipos de datos de los campos tienen tamaños predefinidos que no pueden ser cambiados.

1.  Campo tipo TEXTO. Establece el número máximo de caracteres que se podrán introducir. Por defecto tendrá el tamaño 50 pudiendo asignarse un valor entre 1 y 255.
2.  Campo tipo NUMÉRICO. Determina el rango de números que podrán ser introducidos y si admite decimales.

2. FORMATO

La propiedad formato determina el aspecto en que serán presentados los datos. El formato solo

afecta a la presentación, no a los datos almacenados en la tabla.

Si no se establece ningún formato, Access presenta los datos según el formato general, es decir, con el mismo formato con el que fueron introducidos.

3. MÁSCARA DE ENTRADA

Patrón que se utiliza cuando los datos son similares. Facilitan la inserción y previenen errores.

• 0 Nº de introducción obligatoria
• 9 Nº o espacio de introducción obligatoria
• L Letra de introducción obligatoria
• ¿ Letra de introducción no obligatoria
• A Letra o número de introducción obligatoria
• a Letra de introducción no obligatoria
• & Cualquier carácter obligatorio
• C Cualquier carácter no obligatorio

Ejemplos:

L-0000-LL M-2468-TP

(91) 000 00 00 (91) 467 65 65

4. LUGARES DECIMALES

Esta propiedad permite especificar el número de posiciones decimales para un campo de tipo  umérico o de tipo Moneda. Para indicar el valor deseado hay que designarlo en el cuadro dinámico desplegable. Por defecto Automático, el número de posiciones dependerá del formato elegido en la propiedad Formato.

5. TÍTULO

Para establecer una etiqueta (máximo 255 caracteres) que aparecerá en los formularios e informes en los cuales se incluya el campo para el que se define el título en lugar del nombre del campo.

6. VALOR PREDETERMINADO

Con esta propiedad indicamos a Access que se debe introducir en el campo correspondiente el valor que se especifique como predeterminado cada vez que se añada un registro.

Se utiliza esta propiedad cuando se conoce a priori que un campo tendrá un determinado valor para muchos registros.

7. REGLA DE VALIDACIÓN

Establece la condición o condiciones que han de cumplir los datos, evitando así posibles errores.

Expresión                                                 Obliga                                    Ejemplo

>0                                    introducir valores positivos                            edades

<#01/01/68#                        introducir fecha anterior al 01/01/68

8. TEXTO DE VALIDACIÓN

Mensaje que aparecerá en pantalla si el dato introducido no cumple la regla de validación.

9.REQUERIDO

Si se especifica el valor SI Access obligará a introducir un valor en ese campo para cada registro.

10. INDEXADO

Para campos en los que se realizan búsquedas frecuentes y con pocos o ningún valor repetidos. Esta propiedad puede establecerse en campos de tipo Texto, Numérico, Moneda, Fecha/Hora o Autonumérico.

Permite los siguientes valores:

• NO no crea índice
• SI (con duplicados) crea un índice para ese campo. Permite introducir en él valores repetidos.
• SI (sin duplicados) crea un índice para ese campo. No permite introducir en él valores repetidos.

LAS RELACIONES 

¿Qué son las relaciones entre tablas?

En una base de datos relacional, las relaciones permiten impedir datos redundantes. Por ejemplo, si está diseñando una base de datos que realiza un seguimiento de la información sobre libros, es posible que tenga una tabla denominada "titles" que almacene información sobre cada libro, como el título del libro, la fecha de publicación y Publisher. También hay información que puede desear almacenar sobre el publicador, como el número de teléfono, la dirección y el código postal del editor. Si tuviera que almacenar toda esta información en la tabla "titles", el número de teléfono del editor se duplicaría para cada título que imprime Publisher.

Una solución mejor es almacenar la información del editor una sola vez, en una tabla independiente a la que se llamará "Publishers". A continuación, puede colocar un puntero en la tabla "titles" que haga referencia a una entrada de la tabla "Publishers".

Para asegurarse de que los datos permanecen sincronizados, puede exigir la integridad referencial entre las tablas. Las relaciones de integridad referencial ayudan a garantizar que la información de una tabla coincide con la información de otra. Por ejemplo, cada título de la tabla "titles" debe estar asociado con un publicador específico en la tabla "Publishers". No se puede Agregar un título a la base de datos para un publicador que no existe en la base de datos.

Las relaciones lógicas de una base de datos permiten consultar datos de forma eficaz y crear informes.

Tipos de relaciones entre tablas

Una relación funciona haciendo coincidir los datos de las columnas clave, normalmente las columnas (o campos) que tienen el mismo nombre en las dos tablas. En la mayoría de los casos, la relación conecta la clave principal o la columna de identificador única de cada fila, de una tabla a un campo de otra tabla. La columna de la otra tabla se conoce como la "clave externa". Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de las ventas de cada título de libro, debe crear una relación entre la columna de clave principal (vamos a llamarla title_ID) en la tabla "titles" y una columna de la tabla "sales" que se denomina title_ID. La columna title_ID de la tabla "ventas" es la clave externa.

Hay tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relación que se crea depende de cómo se definen las columnas relacionadas.

Relaciones de uno a varios

Una relación de uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, una fila de la tabla A puede tener varias filas coincidentes en la tabla B. Pero una fila de la tabla B solo puede tener una fila coincidentes en la tabla A. Por ejemplo, las tablas "Publishers" y "titles" tienen una relación de uno a varios. Es decir, cada publicador produce muchos títulos. Pero cada título procede de un solo editor.

Se crea una relación de uno a varios si solo una de las columnas relacionadas es una clave principal o tiene una restricción UNIQUE.

En la ventana relación de Access, el lado de la clave principal de una relación de uno a varios está indicado por un número 1. El lado de la clave externa de una relación está indicado por un símbolo de infinito.

Relaciones de varios a varios

En una relación de varios a varios, una fila de la tabla A puede tener varias filas coincidentes en la tabla B y viceversa. Para crear una relación de este tipo, defina una tercera tabla que se denomine tabla de Unión. La clave principal de la tabla de Unión consta de las claves externas de la tabla A y de la tabla B. Por ejemplo, la tabla "authors" y la tabla "titles" tienen una relación de varios a varios definida por una relación de uno a varios de cada una de estas tablas en la tabla "TitleAuthors". La clave principal de la tabla "TitleAuthors" es la combinación de la columna au_ID (la clave principal de la tabla "authors") y la columna title_ID (la clave principal de la tabla "titles").

Relaciones de uno a uno

En una relación de uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener más de una fila correspondiente en la tabla B y viceversa. Se crea una relación de uno a uno si las dos columnas relacionadas son claves principales o tienen restricciones UNIQUE.

Este tipo de relación no es común porque la mayor parte de la información relacionada de esta manera estaría en una tabla. Puede usar una relación uno a uno para realizar las siguientes acciones:

• Dividir una tabla con muchas columnas.
• Aislar parte de una tabla por motivos de seguridad.
• Almacenar datos de corta duración y eliminar la tabla de forma sencilla.
• Almacenar información que se aplica sólo a un subconjunto de la tabla principal.

En Access, el lado de la clave principal de una relación uno a uno está indicado por un símbolo de clave. El lado de la clave externa también está indicado por un símbolo de clave.

Cómo definir relaciones entre tablas

Cuando se crea una relación entre tablas, no es necesario que los campos relacionados tengan los mismos nombres. Sin embargo, los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos, a menos que el campo de clave principal sea un campo autonumeración. Puede hacer coincidir un campo autonumeración con un campo numérico sólo si theFieldSizeproperty de los dos campos coincidentes es el mismo. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo autonumeración con un campo numérico si theFieldSizeproperty de los dos campos isLong entero. Incluso cuando ambos campos coinciden son campos numéricos, deben tener el valor sameFieldSizeproperty.

Cómo definir una relación de uno a varios o de uno a uno

Para crear una relación de uno a varios o de uno a uno, siga estos pasos:

1. Cierre todas las tablas. No se pueden crear o cambiar relaciones entre tablas abiertas.
2. En Access 2002 o en Access 2003, siga estos pasos:
   1. Presione F11 para cambiar a la ventana base de datos.
   2. En el menú herramientas , haga clic en relaciones.
   En Access 2007, Access 2010 o Access 2013, haga clic en relaciones en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha herramientas de base de datos .
3. Si todavía no ha definido ninguna relación en la base de datos, el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestra automáticamente. Si desea agregar las tablas que desea relacionar, pero no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla   , haga clic en Mostrar tabla en el menú relaciones .
4. Haga doble clic en los nombres de las tablas que desee relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla   . Para crear una relación entre una tabla y ella misma, agregue la tabla dos veces.
5. Arrastre el campo que desee relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione Ctrl, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.
   En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (este campo se muestra en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (este campo suele tener el mismo nombre) que se denomina la clave externa en la otra tabla.
6. Aparece el cuadro de diálogo modificar relaciones   . Asegúrese de que los nombres de campo que se muestran en las dos columnas son correctos. Puede cambiar los nombres si es necesario. 
   Establezca las opciones de relación si es necesario. Si tiene que tener información sobre un elemento específico en el cuadro de diálogo modificar relaciones , haga clic en el botón de signo de interrogación y, a continuación, haga clic en el elemento. (Estas opciones se explicarán en detalle más adelante en este artículo).
7. Haga clic en crear para crear la relación.
8. Repita los pasos 4 a 7 para cada par de tablas que desee relacionar.
   Cuando cierre el cuadro de diálogo modificar relaciones   , Access le preguntará si desea guardar el diseño. Si guarda el diseño o no guarda el diseño, las relaciones que crea se guardan en la base de datos.
    Nota

   Puede crear relaciones no solo en las tablas sino también en las consultas. Sin embargo, la integridad referencial no se aplica a las consultas.

Cómo definir una relación de varios a varios

Para crear una relación de varios a varios, siga estos pasos:

1. Cree las dos tablas que tendrán una relación de varios a varios.
2. Cree una tercera tabla. Esta es la tabla de Unión. En la tabla de Unión, agregue nuevos campos que contengan las mismas definiciones que los campos de clave principal de cada tabla que creó en el paso 1. En la tabla de Unión, los campos de clave principal funcionan como claves externas. Puede agregar otros campos a la tabla de Unión, del mismo modo que puede hacer en cualquier otra tabla.
3. En la tabla de Unión, establezca la clave principal para incluir los campos de clave principal de las otras dos tablas. Por ejemplo, en una tabla de Unión "TitleAuthors", la clave principal estaría formada por los campos OrderID e ProductID .

ntegridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que Access usa para asegurarse de que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan o modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

• El campo correspondiente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único.
• Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Hay dos excepciones. Un campo autonumeración puede estar relacionado con un campo numérico que tiene un FieldSize valor de propiedad de entero largo y un campo autonumeración que tiene un  FieldSize valor de propiedad de identificador de réplica puede estar relacionado con un campo de número que tiene un  FieldSize valor de propiedad de identificador de réplica.
• Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access. Si las tablas son tablas vinculadas, deben ser tablas con el formato de Access y debe abrir la base de datos en la que están almacenadas para establecer la integridad referencial. No se puede exigir la integridad referencial para las tablas vinculadas de bases de datos en otros formatos.

Cuando se usa la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

• No puede escribir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. Sin embargo, puede especificar un valor null en la clave externa. Esto especifica que los registros no están relacionados. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente que no existe. Sin embargo, puede tener un pedido asignado a nadie si escribe un valor nulo en el campo CustomerID .
• No se puede eliminar un registro de una tabla principal si hay registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleado de la tabla "empleados" si hay pedidos asignados al empleado en la tabla "pedidos".
• No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el identificador de un empleado en la tabla "empleados" si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla "pedidos".

Consultas

Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. De esta manera se puede obtener

información de una o varias tablas y con la presentación que más nos interese.

Las consultas pueden archivarse de manera que la próxima vez que se quiera repetir la pregunta bastara con hacer doble clic sobre ella, o utilizar el botón Abrir para ejecutarla.

Formularios.

Un formulario es la forma de representación de los datos en la pantalla como si se tratara de un informe. Así podemos crear un formulario para tomar los pedidos de nuestros clientes.

Los formularios utilizan los datos que se obtienen directamente de una tabla o desde una consulta.

Informes.

Mediante los informes se puede generar información impresa con una presentación y acabado totalmenteprofesional. Ejemplos de informes son etiquetas postales, recibos, facturas, tarifas, etc.

Macros. 
Permiten la automatización de acciones repetitivas, y constituyen una forma simple de programación. Por su complejidad no serán objeto de nuestro estudio.

Módulos.
Son objetos donde se almacena código de programación escrito en un lenguaje de programación llamado Visual BASIC. De esta forma se puede crear un programa para anear la información de la base de datos. Por su complejidad este tema excede nuestras expectativas y no será objeto de estudio.


Ejercicio 1: Pincha aquí

Ejercicio 2:Pincha aquí

Ejercicio 3:Pincha aquí

Ejercicio 4:Pincha aquí

Ejercicio 5: Pincha aquí

Examen: Pincha aquí